Kedves Szakterületi Bizottsági elnökök!
Szeretnénk ezzel a dokumentummal segíteni munkátokat, kérlek olvassátok el, ha valami nem világos nyugodtan kérdezzetek!

SzaB ülések lefolyása pontokba szedve:
1.,Ülést összehívni hivatalos (fejléces) meghívóval lehet, melyet el kell küldeni a SzaB tagok számára, illetve az állandó meghívottaknak.
2.,Az ülésen jelenléti ívet kell vezetni, melyet minden az ülésen résztvevőnek alá kell írnia.
3.,Az ülésről készült emlékeztetőt a Bizottság ügyrendje szerint online elérhetővé kell tenni.
4.,A hivatalos meghívót, jelenléti ívet, illetve az emlékeztetőt (kinyomtatott, hitelesített) el kell juttatni a Titkárkisasszonynak aki leiktatja ezeket.

(1) SZaB meghívók:
Az üléseket megfelelően hívjátok össze, előtte nézzétek meg az adott SZaB
ügyrendjét!
Ellenőrizzétek a kiszemelt időpontot egy naptárban, mert sok rosszul összehívott ülés volt.
Egyeztessetek a szavazati jogú tagokkal, erre alkalmas egy Doodle szavazás (http://doodle.com)
A legjobb az lenne ha az ülés nem 48 órás szünetekkel lenne megtartva.
A meghívó fejléces papíron legyen, az alábbiakat kell, hogy tartalmazza:
-pontos időpont
-pontos helyszín (teremfoglalást  Csutka Boglárkától kérhettek, egyébként nézzétek meg a http://to.ttk.elte.hu/tanrend honlapon, hogy szabad-e a terem)
-napirend (általában: 1. Bejelentések; 2. Beszámolók; 3. Személyi kérdések; 4. Egyebek)
- A meghívókat ki kell küldeni a Bizottsági ügyrendben szereplő állandó meghívottak részére is!

(2) SZaB jelenléti ív:
A jelenléti ívet minden jelenlevőnek alá kell írnia
A jelenléti íven az alábbi kategóriáknak kell szerepelniük: szavazati jogú tagok, állandó meghívottak, további jelenlevők
A jelenléti íven vezetni kell a kimentéseket, illetve a kimentés nélküli hiányzásokat is.(pl.XY kimentését kérte, XY nem küldött kimentést)
A jelenléti ív nem egy füzetből kitépett papír, amit mindenki csak úgy aláír, ehhez van egy fejléces minta, kérünk Titeket, hogy ezt használjátok.

(3) SZaB emlékeztető:
Az emlékeztetőnek tartalmaznia kell az ülés helyét és időpontját, a jelenléti ívet, a napirendi pontokat, a hozott határozatok szövegét, a szavazati arányokat.
Az emlékeztetőnek továbbá tartalmaznia kell mindazon felszólalások tartalmi kivonatát, amelyeknél ezt a felszólaló kérte. Az emlékeztetőt a levezető elnök által felkért személy vezeti, és a levezető elnök hitelesíti. Az emlékeztetőket 7 (környtud 3, matek 10) munkanapon belül ki kell küldeni a Bizottsági tagok részére, valamint nyilvánossá kell tenni az Önkormányzat, illetve a szakterület honlapján! Utóbbi a szakterületek ügyrendjétől függ, de legalább a HÖK honlapon legyenek fent. Kérünk Titeket, hogy ügyeljetek a határidők betartására!
Kérnénk, hogy az emlékeztetőket ide töltsétek fel az átláthatóság kedvéért: http://ttkhok.elte.hu/szab-emlekeztetok
Akiknek elmaradása van kérjük pótolja!

A Mindentudás Egyetemére felkerül ez a tájékoztató (HÖK honlap -> bejelentkezés után jobb oldalt felül szivecske) a SZaB meghívó, jelenléti, emlékeztető minták is.

Az ülésekkel kapcsolatos hiányzásokról, kimentésekről se feledkezzetek meg, erre hívjátok fel a bizottsági tagok figyelmét:
“Amennyiben egy képviselő egy választási cikluson belül a Küldöttgyűlés üléseiről kettő, a Szakterületi Bizottság üléseiről három alkalommal marad távol anélkül, hogy előzetesen kérte kimentését, megszűnik a képviselői mandátuma.
(2) Amennyiben egy képviselő egy választási cikluson belül a Küldöttgyűlés üléseiről négy alkalommal, vagy a Szakterületi Bizottság üléseiről öt alkalommal marad távol, megszűnik a képviselői mandátuma.”
A hiányzásokat nyomon tudjátok követni a megosztott táblázatban. (“Szakterületi Bizottsági ülések jelenléti íve 13/14”)