2013. február 21-től – 2013. március 07-ig terjedő időszakban az Egyetem Hallgatói Önkormányzatainál rendszerellenőrzést végzett.

Az ellenőrzés tárgya: „Az adatvédelmi és adatkezelési rendelkezések betartása”.

Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy az adatvédelmi és adatkezelési jogszabályok, az egyetemi belső szabályzatok előírásainak megfelelően történt-e az adatkezelés, az adatkezelési rendszer működtetése megfelelő-e, biztosítja-e a zártkörűséget, illetve a jogosulatlan felhasználás elkerülését.

A vizsgálat lefolytatásához kérem szíves együttműködésüket az alábbi dokumentumok rendelkezésre bocsátásában az ellenőrzés részére:

• A 2009 – 2013 vizsgált időszakra vonatkozóan a HÖK belső szabályzatai és azok módosításai.
• Éves beszámolók a HÖK működéséről 2009. év, 2010. év, 2011. év, 2012. év, 2013. évekre vonatkozóan.
• Az Ellenőrző Bizottság által kezdeményezett vizsgálatok, azokról készült jelentések.
• A hallgatói bejelentések kezelésével, nyilvántartásával és kivizsgálásáról készült dokumentációk (amennyiben volt bejelentés).

A HÖK elnököktől nyilatkozat, mely tartalmazza:

• milyen nyilvántartásokat vezet a HÖK, mi a célja a nyilvántartások vezetésének, milyen adattartalommal rendelkeznek ezen nyilvántartások;
• ezen nyilvántartásokhoz ki férhet hozzá, kinek a részére továbbítják ezeket a nyilvántartásokat, adatokat;
• milyen módon tájékoztatják az érintetteket a nyilvántartás vezetéséről, az érintettek hozzájárulását milyen módon kérik, utólag ez a hozzájárulás hogyan bizonyítható;
• milyen módon, eszközökkel védik illetéktelen személyektől, szervezetektől (külső, belső) a nyilvántartásokat, adatokat;
• milyen adathordozó, adattároló eszközökkel, biztonsági tárolókkal rendelkezik a HÖK;
• az adatbázisok adatokat tartalmazó nyilvántartásokat, listákat törlik-e, ha az adatkezelés célja megszűnt, erről a megsemmisítésről készül e kapcsolódó dokumentum, jegyzőkönyv;
• végül pedig arról kérem nyilatkozatukat, hogy ezen feladatok, nyilvántartások vonatkozásában rendelkeznek-e részletes eljárásrenddel, szabályzattal, azt az érintettekkel ismertették-e, naprakészségéről gondoskodtak-e?

A HÖK-nél található személyes adatokról készült listákat kérem mellékeljék.

Továbbá az ellenőrzés eredményes lefolytatásához szükséges minden olyan egyéb adat, információ, dokumentum, mely releváns lehet az adatkezelés, -nyilvántartás és –védelem vizsgálatának szempontjából.