Beküldte titkar - 2014. 05. 24., 14:43
Ez egy kicsit macerásabb, mint a meghívók és egyéb dolgok iktatása, mivel alszámra kell iktatni, mivel ahogy az előzőekben leírtam az iratunk már megvan, és az emlékeztető ügyirat lesz, tehát nem kell létrehoznunk még egy iratot, ezért az első lépés, hogy megkeressük annak az ülésnek a meghívóját a rendszerben, amelyiknek az emlékeztetőjét le akarjuk iktatni:
- belépsz
- iktatás fül, iratok karbantartása
- beállítod, hogy melyik évek között akarsz keresni, illetve az irat tárgyához beírhatod, hogy melyik ülésről van szó, így nem kell annyit keresgélni. Utána katt a keresésre.
- Megkeresed az adott ülés iratát, majd rákattintasz, és felül az ilyen kis piktogram szerűségek között van egy olyan, hogy módosítás. Katt rá!
- A felugró ablakban az „alszámra iktatás kimenő, belső” nevezetű gombra kell kattintani. Ezután bejön egy ugyanolyan ablak, mint a meghívó iktatásnál, csak ugye az ügyirat tárgyát nem tudjuk módosítani, mert arra iktatunk, illetve az irattári tételszám is fix.
- Értelemszerűen kitöltjük ugyanazokat a dolgokat, mint a meghívó iktatásánál, csak meghívó helyett emlékeztetőt írunk.
- Itt még nincs vége, mert az üléseken általában készülnek jelenléti ívek, amit ugyanúgy be kell vinni a rendszerbe, ez az emlékeztető melléklete lesz.
- Tehát katt a melléklet gombra. Az adathordozó jellege általában papír, és általában csomagot szoktunk írni, az egyszerűbb, mivel a jelenléti sem 1 lapból szokott állni általában. A megjegyzésbe jelenesetben beírod, hogy „Jelenléti ív”, de ugyanígy le kell iktatni az anyagokat is, akkor „Küldöttgyűlési anyagok” vagy „Választmányi anyagok” lesz beírva. Ezután katt a felvitel gombra.
- Ha úgy gondolod, hogy minden oké, akkor katt a rendben gombra. Ugyanúgy megjelenik az iktató szám, és ugyanaz lesz, mint a meghívónak, kivéve, hogy a vége /2. Amikor a dokumentumra felviszed az iktató számot, akkor a mellékletek számához értelemszerűen be kell írni, hogy mennyi melléklet van.
- Itt is ajánlatos simán a bezár gombra kattintani, bár tulajdonképpen már minden fontos dolgot leiktattunk az üléshez, de sosem lehet tudni, hogy mi kell még hozzá. :)
- Ügyirat lezárása(HA ERRE KATTINTASZ NEM LEHET MÓDOSÍTANI AZ IKTATÁST!!!!!!! ), akkor kattintunk, ha minden iktatással kapcsolatos dolgot teljesítettünk amit az ELTE Iratkezelési szabályzata(ikato.elte.hu) előír.
