Emlékeztető az ELTE TTK HÖK Választmányának 2001. november 6-i üléséről Jelen voltak: Ellenőrző bizottság: Ádám Zoltán, elnök. Választmányi tagok: Szépvölgyi Szabolcs elnök, Csiki Péter tanulmányi elnökhelyettes, F. Nagy Levente gazdasági és kommunikációs elnökhelyettes, Volszky Péter szervező elnökhelyettes, Fenyvesi Judit, kémia szakterület, Hajdu Tamás, informatika szakterület, Simon Géza, földtudományi szakterület, Tanits Tibor, matematika szakterület. Állandó meghívottak, vendégek: Balás Márk főszerkesztő, megbízott titkár, Fancsali Szabolcs Levente, Kálózi Attila, Lőrincz Andrea, Palkó Tamás, Tölgyesi Gergely. Napirend 1. Kari jutalomkeret, pénzügyek 2. Az önkormányzat számítástechnikai eszközeinek fejlesztése 3. Tanulmányi és Vizsgaszabályzat módosítása 4. Kulcsfelvétel a Déli Tömbben 5. Egyebek A napirendet a választmány egyhangúlag elfogadta. 1. Kari jutalomkeret, pénzügyek Ebben a félévben az Önkormányzat körülbelül 2,8 millió forintot oszthat szét jutalomként. A legutóbbi alapszabály-módosítás értelmében a jutalomkeretre nyilvános pályázatot kell kiírni, ez a titkár feladata lesz. A javaslatot a választmány egyhangúlag elfogadta. Tájékoztatásképpen ennél a napirendnél került sor a hallgatói normatíva maradványával kapcsolatos tájékoztatásra is. Idén ez az összeg 70 millió forint felett van, kérdés, hogy ezt hogyan lenne a legcélszerűbb felhasználni: szóba jöhet esetleg egy plusz havi szociális támogatás, vagy lehetne emelni a tanulmányi ösztöndíjat is. A kérdésben a választmány egyelőre nem hozott döntést, érdemi vita sem volt. 2. Az önkormányzat számítástechnikai eszközeinek fejlesztése A jelenlegi, önkormányzat által használt számítógépek többségének teljesítménye nem elégíti ki az igényeket. Mivel az új gép vásárlása nagyon drága lenne, és nem is növelné számottevően a kapacitásokat, ezért sokkal hatékonyabb lenne a jelenlegi gépek fejlesztése. A rendszergazda javaslata alapján ezt a legjobban a RAM-ok bővítésével lehetne megvalósítani (3 db. 256 MByte-os RAM 20 000 forint körüli összegbe kerülne). Szükség lenne egy új merevlemezre is (~26 ezer forint), valamint két mobil rack is nagyon hasznos lenne (összesen kb. 7 000 forint). A fejlesztés tervezett összköltsége így körülbelül 55 000 forint. A javaslatot a Választmány egyhangúlag elfogadta. 3. Tanulmányi és Vizsgaszabályzat módosítása Hunyadvári László oktatási rektorhelyettes november 5-én keltezett levelében a tanulmányi- és vizsgaszabályzat módosítását végző ad hoc bizottságot november 7-re hívta össze. Mivel a rendelkezésre álló idő nagyon rövid volt, ezért határozatképes EHÖK elnökségi ülést nem sikerült megszervezni. (A tervezett bizottsági ülés és az egyetemi tanács ülése között mindössze négy munkanap volt.) Így a kérdésben hivatalos EHÖK-állásfoglalás nem született, ugyanakkor az önkormányzat sokkal hatékonyabbnak tartaná, ha az egyetem vezetése több időt - legalább két hetet - hagyna a szabályzat véleményezésére, és előre meghatároznák a bizottság ülésrendjét, hogy a hallgatók képviselői biztosan részt tudjanak rajta venni. Elhangzott az is: a TVSZ tervezetét elektronikusan is elérhetővé kellene tenni; jelenleg csak nyomtatott példányok állnak az önkormányzat rendelkezésére. Csiki Péter tanulmányi elnökhelyettes elmondta: valóban indokolt a tervezet alapos átnézése; ez a tanulmányi csoport november 5-i ülésén is kiderült. Számos esetben ugyanis a hallgatói javaslatok beépültek ugyan a tervezetbe, ám olyan módon, ami már nem elfogadható. 4. Kulcsfelvétel a Déli Tömbben A Déli Tömb belépési és kulcsfelvételi rendje egyelőre nincs szabályozva. Mivel az iroda zárja jelenleg egy könnyen másolható kulccsal nyílik, ezért a kulcsfelvétel tényleges lehetővé tételéhez először le kell cserélni a zárat (egy tűzkulcsot le kell adni az üzemeltetésnek). A zárcsere után a kulcsfelvételre ugyanazok lesznek jogosultak, akik az Északi Tömbben. A javaslatot a választmány 7 igen szavazattal, 1 tartózkodással fogadta el. 5. Egyebek Balás Márk röviden ismertette a HÖK kommunikációs stratégiájának tervezetét, melyet Szépvölgyi Szabolcs kérésére készített (l. külön mellékletben). Ezt a Közgyűlés tárgyalja majd részletesen. Palkó Tamás bejelentette, hogy az épület parkolójában két hely van a Hallgatói Önkormányzat számára. Ezeket a Hallgatói Alapítvány használja majd, a rendszámukat le kell adni az egyetem üzemeltetésének. November 15-én csütörtökön nyílt nap lesz a TTK-n. Idén is lesz központi előadás, utána pedig szakos eligazítások. Utóbbiakhoz hallgatókra is szükség lenne, illetve a Szakterületi Csoportok által a szakterületről készített anyagok is szétosztásra kerülnének (ha valamelyik szakterületen nem készül ilyen, akkor az ELTE nyílt napon is osztogatott szórólapokat adják majd oda). A nyílt nap miatt csütörtökön 14 órától dékáni szünet lesz. Az emlékeztetőt készítette: Balás Márk Az ELTE TTK HÖK megbízott titkára titkar@hali.elte.hu MELLÉKLET: KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA AZ ELTE TTK HALLGATÓI ÖNKORMÁNYZATA SZÁMÁRA Jelen kommunikációs terv a Szépvölgyi Szabolccsal történt szóbeli egyeztetetés alapján készült. Célja, hogy átgondolja az Önkormányzat (HÖK) hallgatókhoz való viszonyát, és olyan javaslatokat fogalmazzon meg, mely hosszú távon segítene javítani a HÖK megítélésében, másrészt segíthetne abban, hogy minél több hallgató vegyen részt az Önkormányzat munkájában. A megoldásra váró problémák Hallgatói inaktivitás Évek óta permanens probléma a hallgatók inaktivitása. Nagyon nehéz a választásokon megfelelő részvételt elérni, de ami még rosszabb, a tavaszi választásokon általában messze nem indul annyi jelölt, ahány betölthető hely van - verseny a mandátumokért pedig csak alkalmanként alakul ki egy-két szakterületen. Mindezekből következően gyakran problémát okoz a delegálás a megfelelő kari fórumokra, illetve gyakran van precedens arra is, hogy egy-egy tisztségviselői poszt betöltésére nehéz megfelelő embert találni. Verseny itt is nagyon ritkán alakul ki az egyes jelöltek között, így a közgyűlés lényegében csak azt tudja mérlegelni: a jelölt legalább az alkalmasság alapvető feltételeinek megfelel-e, a valódi rátermettséget alternatívák hiányában nem is érdemes vizsgálni. Így gyakran olyan személyek töltenek be felelősségteljes posztokat, akikből egyébként hiányzik a megfelelő szakértelem és elkötelezettség. Az Önkormányzat megítélése Ezzel párhuzamosan, valószínűleg szorosan összefüggően az önkormányzat megítélése igen kedvezőtlen a hallgatók körében - bár pontos, megbízható, reprezentatív felmérések nem állnak rendelkezésre, pár állítás még így is megkockáztatható. A hallgatók nincsenek tisztában az egyetem működésének valódi mechanizmusaival, így az Önkormányzat pontos szerepével sincsenek tisztában. Ugyanakkor problémáikkal rendszeresen megkeresik a HÖK-öt, ahol azonban nem minden esetben tudnak számukra is megfelelő megoldást kínálni. Ennek okai szintén rendkívül összetettek. A hallgatók gyakran eleve késve fordulnak az Önkormányzathoz; olyan ügyekben is megkeresik, amely nem is tartozik a hatáskörébe; mivel a megfelelő jogi szabályozással sincsenek tisztában, gyakran szeretnének olyasmit elérni, mely eleve ütközik a jelenleg hatályos szabályzatokkal. Az Önkormányzat így a külön megkeresések esetében csak kisebb jelentőségű ügyekre tud érdemi választ találni, gyakran azonban nem tud segíteni. Mivel a hallgatóságot az egyéb, látványos eredményeket nem hozó munka hidegen hagyja, így a HÖK gyakran tűnik fel tehetetlen látszatszervezetként, mely ugyanakkor rengeteg pénzt nyel el a hallgatói normatívából. Az eddigi megoldási kísérletek elégtelensége Az utóbbi években az Önkormányzat számos erőfeszítést tett a problémák orvoslására, mindezidáig kevés eredménnyel. A hallgatók tájékozatlansága, ebből fakadó érzéketlensége sokkal mélyebben gyökeredzik annál, semhogy a puszta hivatalos tények némileg nagyobb ismertetése gyökeres változásokat hozhatott volna. A hallgatókban mindezidáig nem tudatosodott, hogy egy erős, kompetens önkormányzat csak úgy jöhet létre, ha abban mindenki részt vesz valamilyen formában. A három éve működő szakterületi csoportok - kevés kivételtől eltekintve - szintén az Önkormányzat belső szerveként működnek, nem vesznek részt a hallgatók mozgósításában. Megoldási javaslatok Az információáramlás javítása Alapvető szemléletváltásra van tehát szükség. Az első, akár egyik napról a másikra is megvalósítható lépés a kimenő információk mennyiségének nagyságrendi növekedése kellene hogy legyen - gondosan ügyelve arra, hogy mindez a lehető legszélesebb fórumokon, közérthető formában hangozzék el. A kari döntéseket, a háttérben lezajló folyamatoknak mind nyilvánosaknak kell lenniük, nem csak elvi, de gyakorlati értelemben is; az Önkormányzatnak pedig minden esetben ki kellene állnia e mellett. Érthetetlen például, hogy míg a TTK Szervezeti és Működési Szabályzata értelmében a kari tanács előterjesztése, döntései nyilvánosak, ehhez lényegében csak a kari tanács tagjai férhetnek hozzá időben. Nemrégiben került sor a Tanulmányi és Vizsgaszabályzat, illetve a kredites tantervek elfogadására. Bár itt nyilvánvalóan nem egyik napról a másikra történtek a döntések, a kari tanács ülése előtt ezek az ügyek semmilyen nyilvánosságot nem kaptak. Itt nyilvánvalóan különösen nagy horderejű ügyekről van szó, de aligha védhető az az álláspont, hogy azért nem történik tájékoztatás a kisebb jelentőségű dolgokról, mert az információra nincs kereslet. Hiszen a feladat pontosan a kereslet megteremtése, és nem a jelenlegi állapotok konzerválása lenne. Az eddigi elektronikus fórumok sokkal jobban kihasználhatóak lennének. A HÖK honlapján bár nagyon sok információ elérhető, messze nem található meg minden; az elte.ttk.hok hírcsoport is erősen esetlegesen működik. Itt helyet kellene hogy kapjon az összes jegyzőkönyv, ami az Önkormányzat üléseiről készül, méghozzá a lehető leghamarabb. A jegyzőkönyveknek meg kell felelniük az alapszabályban támasztott formai és tartalmi követelményeknek, tehát nem csak a döntéseket, hanem a felmerült ellenérveket is tartalmaznia kellene. Azon rövid időszak alatt, amíg legalább a választmány jegyzőkönyvei folyamatosan olvashatók voltak, azokra rendszeresen érkezett is reagálás, az Önkormányzatnak így lehetősége volt arra, hogy döntéseit részletesen magyarázza, indokolja. Az Önkormányzat lapjában pedig a jegyzőkönyvek, előterjesztések, beszámolók szó szerinti leközlését végleg meg kellene szüntetni, helyette pedig olvasmányosan, röviden, lényegre törően kellene mindezeket megfogalmazni. Nyomtatott formában esetleg faliújságokon is nyilvánosságra lehetne hozni a jegyzőkönyveket, az éppen aktuális információkat - így a számítógéphez hozzáférni nem tudó hallgatók is folyamatosan tájékozódhatnának. Néhány valóban indokolt esettől kivéve meg kellene szüntetni a háttérben, gyakorlatilag nem nyilvánosan meghozott döntések intézményét. Az elnökség üléseiről még a választmány tagjai is csak elszórt utalások formájában értesülhetnek, az ülésekről jegyzőkönyv sem készül. Ha minden döntésnek írásos nyoma maradna, és ezek széles körben, könnyen hozzáférhetőek lennének, sok félreértés és szóbeszéd elkerülhető lenne. A gólyabál szervezése körüli kínos helyzet is megelőzhető lett volna ilyen módon. Természetesen mindezek hatása, bár nem elhanyagolható, aligha lenne elegendő a helyzet gyökeres megváltoztatásához. Az amúgy is érdeklődő, esetleg bizonytalan hallgatók mobilizálásában mindenképpen sokat segíthetne, nyilvánvalóbbá válhatna, milyen területeken lenne szükség lelkes és elkötelezett emberek munkájára. Mivel kivétel nélkül minden hallgató tagja az Önkormányzatnak, ezért mindenkinek adott a lehetőség arra, hogy képviselővé választás nélkül is gyakoroljon bizonyos jogokat. Adott esetben az Önkormányzat is könnyebben találhatna olyanokat, akik például a kari tanácsban képviselik az Önkormányzatot, és nem is feltétlenül képviselők. Az elsősök A legkönnyebben a karra újonnan bekerülő elsősöket lehetne befolyásolni, annál is inkább, hogy ők valószínűleg kifejezetten igénylik is a segítséget. Mindenképpen szükség lenne a patrónusrendszer újraélesztésére; semmiképpen sem szabad azonban megelégedni a jelenlegi formájával. A Nyúzban valóban megjelent pár e- mail cím, akikhez lehetett volna fordulni, ám erősen kétséges, hogy egy magát eleve idegen környezetben érző elsős fordulna-e egy számára ismeretlen felsőbbéveshez, vagy inkább hagyatkozna az évfolyamtársaitól származó információkra. A patrónusoknak tehát sokkal aktívabb szerepet kellene játszaniuk. Ebbe a pozícióba mindenképpen olyan személyt kellene választani, aki képes hosszú távon is felelősségteljes kapcsolatot kialakítani a rábízottakkal. Mindenekelőtt fontos lenne, hogy eleve személyesebb kapcsolatba kerüljenek az elsőévesekkel, mint jelenleg. A gólyatábori meghívóval együtt például egy bemutatkozólevél is kimehetne, melyben a patrónus bemutatkozik az elsőéveseknek (esetleg fényképet is mellékelhet magáról); jó lenne, ha részt tudna venni a gólyatáborban, illetve a félév elején aktívan kereshetné a kapcsolatot az évfolyamával, az elkerülhetetlenül felmerülő aktuális problémák kapcsán. Szintén sokat segíthetne, ha a patrónus megpróbálna tenni a közösség kialakulásáért. Az ő felelőssége lehetne az is, hogy a gólyákat megismertesse az egyetemmel, a tanulmányok folytatásával kapcsolatos gyakorlati tudnivalókkal, nem utolsósorban a hallgatói önkormányzatisággal, annak jelentőségével. A megválasztott képviselők és a hallgatók viszonya Mielőbbi javulásra lenne szükség az önkormányzat megválasztott képviselői és a hallgatók között. Annak idején, a szakterületi csoportok megalakulásakor az volt a fő indok, hogy ez majd minden képviselőnek lehetőséget teremt arra, hogy feladatot találjon magának, élénkebb lesz a kapcsolat képviselők és nem képviselő között és az információáramlás is megfelelőbb lesz. Ezek a várakozások nem vagy csak alig teljesültek. Holott az egyes képviselőknek valóban lehetne feladatokat találni. Sokkal nagyobb hangsúlyt lehetne fektetni arra, hogy az Önkormányzat az egyes képviselőkön keresztül személyes kapcsolatot alakítson ki a hallgatókkal, akiknek az érdekképviseletét ellátja. A tanszékcsoporti szintű, szakos ügyek amúgy sem feltétlenül érdekelnék a kar egészét, a folyamatos tájékoztatás lehetne a Sza-csok feladata. A feladatok között ez eddig is szerepel, ezt azonban az önkormányzat vezető tisztségviselői közül senki sem kérte számon. Erre lehetne nagyobb figyelmet fordítani, így a megválasztott képviselőknek akkor is lehetne feladatot találni, ha a kari ügyekben nem vesznek részt. Lehetne például levelezőlistákat, faliújságokat használni; kísérletet lehetne tenni szakos fórumok létrehozására is. Rendezvények Az Önkormányzat által szervezett, támogatott rendezvényeknek, így a gólyatáboroknak is, sokkal jobban kellene tükrözniük az Önkormányzat arculatát, illetve a szerepvállalást sokkal egyértelműbbé lehetne tenni. A valóban népszerű rendezvényeket a jelenleginél akár komolyabban is lehetne támogatni - azzal a feltétellel, hogy a TTK-s hallgatók lényegesen olcsóbban vehessenek rajtuk részt, mint a külsősök. Régebben az Önkormányzat felvállalta olyan népszerű, azóta elhalt eseménysorozatok szervezését is, mint például a Gólyavári Esték előadássorozata. A hallgatók számára is fontos lenne egy TTK-s állásbörze megszervezése is. Ez több egyetemen is hagyomány már, a karon is megkerülhetetlen feladat kellene, hogy legyen. Az ilyen és hasonló kezdeményezések ugyan közvetlenül aligha segítenének az Önkormányzat problémáinak megoldásában, és valóban számottevő költségkihatásai is vannak, számos munkaórát igényelnek az Önkormányzat tisztségviselőitől; ugyanakkor folyamatosan segítenének jelen lenni a hallgatók mindennapi életében, ezzel is segítve a közeledést, az Önkormányzat megítélését. Szervezeti változtatások Bár értelemszerűen nem létfontosságúak, a fent vázoltak megvalósítását lényegesen megkönnyítené a HÖK jelenlegi szervezeti felépítésének ésszerűsítése. A hallgatók tájékoztatásának, megnyerésének feladata ugyanis jelenleg meg van osztva a titkár és a gazdasági és kommunikációs elnökhelyettes között. A titkár ezen kívül túlságosan is le van terhelve a HÖK adminisztratív feladataival ahhoz, hogy ezzel hatékonyan foglalkozhasson, legalábbis az elmúlt évek tapasztalatai ezt mutatják. Szükség lenne tehát egy olyan személyre (nem is feltétlenül tisztségviselőre), aki a fent vázolt problémákat felismeri, és egyetlen feladata ezek megoldása, illetve a megoldás koordinálása. Jelenleg ugyanis a kommunikáció csak egy az adott tisztségviselő feladatai közül, ha ezt nem vagy csak nem megfelelően végzi, munkája még lehet eredményes a közgyűlés szemében. Ha a feladatokat egy ember kezében összpontosítaná az Önkormányzat, akkor a számonkérés egyértelmű lenne. Kezdetben semmiképpen sem lenne szerencsés, ha a tisztségviselő állandó ösztöndíjban részesülne: sokkal nagyobb ösztönző erővel bírna, nem utolsó sorban sokkal jobb ellenőrzést tenne lehetővé, ha csak félév végi jutalmat kapna, az elvért eredményekkel arányosan. Az állandó ösztöndíj nem indokolt azért sem, mert feladatai nem lennének olyan mennyiségűek, ami indokolná az ilyen jellegű juttatásokat. Balás Márk